Obowiązki użytkowników kas fiskalnych

Sprawdź, czy każdy podatnik musi instalować kasę
Aktualne informacje o tym, kto może korzystać ze zwolnień z kas fiskalnych, a kto obowiązkowo musi mieć to urządzenie w działalności, przedstawiamy w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kas.

Zawiadom urząd skarbowy
Zanim rozpoczniemy ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą wybranej kasy fiskalnej, musimy zgłosić to urządzenie w urzędzie skarbowym. W tym celu należy wypełnić druk Zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania. Należy w nim wskazać wszystkie kasy, które zakupiliśmy i mamy zamiar wykorzystywać w działalności. Dotyczy to także kas rezerwowych. To ważne, aby uwzględnić wszystkie zakupione urządzenia, ponieważ na każde z nich przysługuje prawo do uzyskania ulgi - do 700 zł za jedną kasę. Zawiadomienie o rozpoczęciu ewidencjonowania należy złożyć przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania.

Dokonaj fiskalizacji
Aby kasa zaczęła rejestrować sprzedaż i zapisywać dane o obrocie i kwotach podatku w pamięci fiskalnej, konieczna jest fiskalizacja. Dokonuje jej uprawniony serwisant. Zgodnie z definicją, fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną. Na zakończenie tej czynności serwisant drukuje raport dobowy. Od tej pory kasa pracuje w trybie fiskalnym, wszystkie paragony zapisują się w pamięci, a z zarejestrowanej sprzedaży trzeba rozliczyć podatek.

Zgłoś do urzędu
W ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji należy złożyć do urzędu skarbowego Zgłoszenie danych dotyczących kasy. Wypełnione zgłoszenie dostaniesz w naszym serwisie zaraz po fiskalizacji. Na podstawie tego zgłoszenia urząd skarbowy nadaje każdej kasie numer ewidencyjny. Taki niepowtarzalny numer należy nanieść w sposób trwały i widoczny na obudowę urządzenia - na przykład napisać go niezmywalnym markerem.

Ulga za zakup kasy - 700 zł
Kupując pierwszy raz kasę fiskalną w obowiązującym terminie przysługuje ci zwrot ulgi 90% wartości kasy, nie więcej niż 700 zł. Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie ulga za zakup kasy

 

Praca z kasą fiskalną

Zgłoszenie kasy w urzędzie skarbowym, fiskalizacja i uzyskanie ulgi to dopiero początek pracy z tym urządzeniem. Prowadzenie ewidencji na kasie fiskalnej musi być dokonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poznajmy więc najważniejsze obowiązki użytkownika kasy fiskalnej.

Paragony
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, użytkownik kasy fiskalnej ma obowiązek wydawać paragony każdemu nabywcy bez jego żądania. Należy upewnić się, czy klient na pewno otrzymał i wziął ze sobą paragon. A co w przypadku, gdy śpieszący się klient mówi, że nie potrzebuje paragonu? Nie zwalnia to sprzedawcy z obowiązku wydruku tego dokumentu i wręczenia go nabywcy. Parę sekund oczekiwania na paragon nie zbawi klienta, a podatnik oszczędzi sobie nieprzyjemności w razie ewentualnej kontroli. Każdego roku Ministerstwo Finansów prowadzi sezonowe akcje „Weź paragon”, podczas których kontrolowane są w dużej mierze różne punkty handlowe i usługowe. Urzędnicy zwracają szczególną uwagę nie tylko na to, czy dany przedsiębiorca ma kasę fiskalną, ale też na prawidłowość wydawania paragonów - warto więc podczas codziennej sprzedaży dołożyć wszelkich starań, aby nie narazić się np. na mandat od pracownika kontroli skarbowej.

Raporty dobowe
Na koniec każdego dnia sprzedaży należy wydrukować raport dobowy. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas, raport taki musi być wydrukowany jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jeśli więc zapomnimy wydrukować raport dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, możemy to zrobić następnego dnia - jednak przed wydrukiem pierwszego paragonu na ten dzień.
Jeśli w danym dniu firma nie miała żadnej sprzedaży, drukowanie raportu dobowego nie jest konieczne. Taki „zerowy” dokument nie miałby żadnej wartości księgowej i byłby tylko niepotrzebnym marnotrawstwem papieru. Wydruk tego dokumentu jest jednak konieczny, jeśli danego dnia zarejestrowano choćby jedną sprzedaż.

 

Gwarancja i serwis kasy fiskalnej

Pomocą techniczną i obsługą gwarancyjną danej kasy zajmuje się ten serwis fiskalny, w którym dokonywaliśmy fiskalizacji urządzenia. Zmiana serwisu jest możliwa w szczególnych sytuacjach, jednak wymaga spełnienia dodatkowych wymogów, a czasem nawet wniesienia opłat. Istotne jest, iż w razie awarii, konieczności wykonania przeglądu technicznego, dokonania odczytu pamięci kasy i innych czynności serwisowych zgłaszamy się do serwisu, który dokonywał fiskalizacji, a nie do jakiegoś innego podmiotu. Dane naszego serwisanta wpisane są w książce kasy. Jeśli więc zapomnimy, gdzie kupowaliśmy kasę lub zgubimy wizytówkę, wystarczy zajrzeć do książki.

Co zrobić, gdy kasa odmówi posłuszeństwa?
Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, serwisant ma 48 godzin na podjęcie czynności serwisowych w razie zgłoszenia przez podatnika awarii, chyba że strony ustaliły inaczej. Jeśli w tym czasie kasa fiskalna nie działa w ogóle lub działa nieprawidłowo na tyle, że uniemożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży zgodnie z przepisami, podatnik nie może ani stosować tej kasy, ani prowadzić sprzedaży z pominięciem kasy.

Awaria nie jest podstawą do prowadzenia sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej. W takiej sytuacji należy wstrzymać się całkowicie z dokonywaniem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych - do czasu naprawy urządzenia. Gdyby podatnik w tym czasie prowadził sprzedaż i nie wystawiał paragonów, narażałby się na poważne konsekwencje skarbowe - włącznie z karą grzywny do 180 stawek dziennych.

Rozwiązaniem w takim przypadku jest posiadanie kasy rezerwowej. Naprawa poważnych usterek może trwać jakiś czas. Dzięki kasie rezerwowej podatnik nie musi przerywać sprzedaży, a tym samym nie traci klientów i zysków. Paragony wystawia za pomocą tej drugiej kasy. O zakupie dwóch kas warto pomyśleć już na etapie rozpoczęcia ewidencjonowania - wtedy bowiem firmie przysługuje ulga do 700 zł na każdą kasę zakupioną i zgłoszoną do urzędu skarbowego. Pamiętajmy, że ulga nie przysługuje na urządzenia kupione w późniejszym okresie - jeśli więc zdecydujemy się dokupić kasę rezerwową np. rok po rozpoczęciu ewidencjonowania, ponowne skorzystanie z ulgi nie będzie już możliwe.

Naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne
Każda kasa fiskalna zakupiona przez podatnika w serwisie fiskalnym ma 12-miesięczną gwarancję podstawową. Gwarancja ta obejmuje istotne wady ukryte części. W przypadku awarii wynikającej z takich wad serwis ma obowiązek usunąć powstałą usterkę. Szczegółowe warunki gwarancji znajdują się w karcie gwarancyjnej.
W przypadku usterki właściciel kasy dostarcza do serwisu urządzenie wraz z książką kasy i kartą gwarancyjną. Serwis kas, w którym dokonaliśmy fiskalizacji, zajmuje się również naprawą pogwarancyjną urządzenia. W przypadku usterek wynikłych po ustaniu okresu gwarancyjnego to właściciel kasy pokrywa koszty związane z naprawą urządzenia.

Jak przedłużyć gwarancję?
Okres gwarancyjny można przedłużyć w naszej firmie wykonując przeglądy co 12 miesięcy. Taką gwarancję możemy wydłużyć aż do 5 lat! Rozszerzona gwarancja nie obejmuje baterii i akumulatorów.

Przeglądy okresowe
Dokonywanie regularnych przeglądów technicznych kasy fiskalnej to jeden z bardzo ważnych obowiązków podatnika. Wynika on z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas, natomiast informację o częstotliwości dokonywania tych przeglądów znajdujemy w § 33 tego aktu prawnego. Uprawnionym do dokonywania okresowych przeglądów technicznych jest wyłącznie serwisant kas posiadający ważną legitymację wydawaną przez serwis główny. Podobnie jak w przypadku wszystkich innych czynności serwisowych, kasę do przeglądów zgłaszamy temu serwisowi, który dokonywał fiskalizacji naszego urządzenia.
Podatnik ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej ma obowiązek zgłaszać kasę do przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego przeglądu liczymy od dnia fiskalizacji urządzenia. Określenie „nie rzadziej niż co 2 lata” wskazuje jednoznacznie, iż przeglądów technicznych można dokonywać częściej. Załóżmy, iż przedsiębiorca planuje dwutygodniowy urlop, na czas którego właśnie przypada termin obowiązkowego przeglądu technicznego. Najlepiej będzie dopełnić tej formalności jeszcze przed planowanym urlopem. Pamiętajmy, iż zgodnie z § 31 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas, serwisant ma 5 dni na dokonanie przeglądu technicznego - licząc od dnia otrzymania zgłoszenia. Należy więc skontaktować się z serwisem odpowiednio wcześniej.
Zgłaszanie kasy do obowiązkowych przeglądów technicznych jest bardzo ważne. Oczywiście najważniejsza jest kwestia poprawności pracy urządzenia. Jednak spóźnienie z przeglądem technicznym niesie za sobą także inne nieprzyjemne skutki. Jeden z nich to utrata prawa do ulgi na zakup kasy - jeśli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania podatnik spóźni się z przeglądem, będzie musiał oddać do urzędu skarbowego ulgę, z której wcześniej skorzystał.

Zawieszenie lub likwidacja działalności
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na jakiś czas zawiesić działalność gospodarczą lub zamknąć ją całkowicie, musi znać procedurę postępowania z kasą fiskalną w takim przypadku. Inaczej postępuje się przy zawieszeniu działalności, a inaczej przy jej likwidacji. Zobaczmy zatem, jakie obowiązki ma użytkownik kasy fiskalnej w każdym z tych dwóch przypadków.

Zawieszenie działalności
Prawo do zawieszenia działalności gospodarczej przysługuje podatnikom na mocy art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Zawieszenie takie może trwać od 30 dni do 24 miesięcy. Przedsiębiorca będący użytkownikiem kasy fiskalnej nie musi dokonywać odczytu pamięci fiskalnej na okres zawieszenia - zawieszenie takie nie wiąże się bowiem z całkowitym zaprzestaniem używania kasy. Urządzenie nie będzie użytkowane jedynie przez jakiś czas.
Obowiązkiem nakazanym przepisami prawa jest niewątpliwe dokonywanie przeglądów technicznych kasy w wyznaczonych terminach. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej należy więc pamiętać o tym ważnym obowiązku użytkownika kasy.

Likwidacja działalności
Podatnik, który zdecyduje się na zamknięcie działalności gospodarczej, ma obowiązek dokonania odczytu pamięci fiskalnej. Prawo do wykonania tej czynności ma wyłącznie uprawniony serwisant. Likwidacja działalności wiąże się niewątpliwie z zakończeniem przez kasę pracy w trybie fiskalnym. O procedurze postępowania w takiej sytuacji czytamy w § 15 rozporządzenia w sprawie kas:
15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:
  1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
  2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
  3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
  4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.
2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Po dokonaniu odczytu pamięci kasa przestaje pracować w trybie fiskalnym.